Wir freuen uns sehr über Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Datenschutz und Transparenz im Umgang mit Daten hat einen besonders hohen Stellenwert für die Geschäftsleitung der Ponschab + Partner.

Allein aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird – im Rahmen der nachfolgenden Erläuterungen – auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher und diverser Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten für alle Geschlechter: m/w/d. Neben diesen und anderen Dingen nehmen wir auch Ihre Rechte auf Privatsphäre, Datenschutz und informationelle Selbstbestimmung sehr ernst.  Daher möchten wir Sie über folgendes informieren:

Wer sind wir? Wie erreichen Sie unseren Datenschutzbeauftragten?

Wir sind die Ponschab + Partner Mediatoren PartG, Kirchplatz 9a, 82049 Pullach i. Isartal und werden vertreten durch die Geschäftsführer Dr. Reiner Ponschab und Hans-Gerd Krause. Wir sind wie folgt erreichbar: Telefon: +49 89 1222372-0, Telefax: +49 89 1222372-99, E-Mail: info@ponschab-partner.com.

Bei uns ist jeder für das Thema Datenschutz verantwortlich. Zusätzlich haben wir uns entschieden, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen: Hans-Gerd Krause, Telefon: +49 89 1222372-40, E-Mail: datenschutz@ponschab-partner.com.

Was geschieht bei der Nutzung unserer Internetseite?

Die hiesige Erklärung betrifft nur den Fall, dass Sie unsere Leistungen beanspruchen oder daran Interesse zeigen. Daher verweisen wir hinsichtlich der Nutzung unserer Internetseite auf unsere gesonderte Datenschutzerklärung. Dort finden Sie alle Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei Besuch unserer Internetseite.

Was geschieht, wenn Sie eine unserer Leistungen und/oder Produkte anfragen und/oder buchen?

(1) Soweit eine unserer Leistungen und/oder Produkte anfragen und/oder buchen, verarbeiten wir sämtliche Daten, die Sie uns gegenüber mitteilen (insbesondere Ihr Name, Ihre Kontaktdaten, Ihre Bestelldetails) sowie alle Daten, die zwingend für die Begründung, Durchführung und Beendigung des damit verbundenen Vertrags, erforderlich sind. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Artikel 6 Absatz 1 lit. b DSGVO, denn dann ist die Kommunikation zur Anbahnung, Erfüllung und Beendigung des Schuldverhältnisses erforderlich.

(2) Wir verarbeiten in diesem Fall Ihre Daten auch, um gesetzliche Pflichten, denen wir unterliegen, zu erfüllen. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO, § 147 AO, § 257 HGB. Nach diesen Vorschriften sind einige der o.g. Daten auch über den Zeitpunkt der Zweckerreichung hinaus aufzubewahren. So sind wir ggf. verpflichtet,

Daten zu Ihrer Person, die sich aus Büchern und Aufzeichnungen, Inventaren, Jahresabschlüssen, Einzelabschlüssen nach § 325 Abs. 2a HGB, Konzernabschlüssen, Lageberichten und Konzernlageberichten, Eröffnungsbilanzen, Buchungsbelegen, Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union, Handelsbüchern sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen ergeben, für zehn Jahre aufzubewahren, wobei die Aufbewahrungsfrist i.d.R. mit dem Schluss des Kalenderjahrs beginnt, in dem das maßgebliche Dokument entstanden ist (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO bzw. i.V.m. § 257 HGB),

Daten zu Ihrer Person, die sich aus empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen, aus der Wiedergabe der empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe sowie aus sonstigen Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, für sechs Jahre aufzubewahren, wobei die Aufbewahrungsfrist i.d.R. mit dem Schluss des Kalenderjahrs beginnt, in dem das maßgebliche Dokument entstanden ist ((Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO bzw. i.V.m. § 257 HGB).

(3) Wir weisen Sie darauf hin, dass dies sowohl für kostenpflichtige als auch für kostenfreie Produkte und/oder Leistungen gilt.

(4) Soweit nicht ausdrücklich auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO Bezug genommen wird, besteht keine rechtliche Verpflichtung die Daten zu verarbeiten.

Inwieweit nutzen wir Ihre Daten nun zur werblichen Ansprache?

(1) Sofern Sie nicht bereits von uns informiert wurden, teilen wir Ihnen mit, dass wir Sie nunmehr werblich ansprechen werden. 

(2) Wir werden Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse sowie auftragsbezogene Kommunikationsinhalte dazu verwenden, Sie werblich anzusprechen. Die werbliche Ansprache umfasst grundsätzlich die folgenden Kommunikationskanäle: E-Mail und Post. Inhaltlich umfasst die werbliche Ansprache jede Äußerung von uns, bei der Ausübung unserer Tätigkeit mit dem Ziel, den Absatz unserer Waren oder die Erbringung unserer Dienstleistungen zu fördern. Dazu zählen insbesondere, aber nicht abschließend regelmäßige und unregelmäßige Newsletter, Einladungen, Kundenzufriedenheitsbefragungen und Angebote für konkrete Produkte und Leistungen. Ferner umfasst die werbliche Ansprache, dass wir Sie per E-Mail, auf die kostenfreien und kostenpflichtigen Produkte und Dienstleistungen aufmerksam machen dürfen, die unsere Kooperationspartner anbieten. Hierbei werden Ihre Daten nicht an diese Kooperationspartner übermittelt. Vielmehr empfehlen wir Ihnen lediglich deren Produkte, wobei wir diese Nachrichten selbst editieren können.

(3) Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO. Nach dieser Vorschrift dürfen wir Ihre Daten verarbeiten, wenn dies zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen. Unser berechtigtes Interesse ist das Interesse an Direktwerbung, wie Sie in Absatz 2 beschrieben ist. Dass unser Interesse an Direktwerbung im Rahmen des Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO anerkennenswert ist, stellt die Datenschutzgrundverordnung in ihrem Erwägungsgrund 47 am Ende klar. Dort heißt es: „Die Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zwecke der Direktwerbung kann als eine einem berechtigten Interesse dienende Verarbeitung betrachtet werden.“ Unser Interesse leiten wir ferner davon ab, dass wir bereits in einer Rechtsbeziehung standen oder ggf. noch stehen, sodass es Ihrer heute weitverbreiteten Erwartungshaltung entspricht, dass wir Sie werblich ansprechen werden. Ihre Interessen sind hinreichend gewahrt, da wir Sie hiermit umfassend informieren und Ihr bedingungsloses Widerspruchsrecht anerkennen und die hierfür erforderlichen technischen Verfahren eingerichtet haben. Sie haben das Recht, dieser Verarbeitung jederzeit zu widersprechen, dies durch formlose Nachricht an einen der o.g. Kontaktkanäle („Wer sind wir?“) oder durch Auslösen des „unsubsribe-Links“ am Ende einer jeden werblichen Nachricht, die Sie von uns erhalten. 

Wir weisen Sie insbesondere darauf hin, dass Sie der Verwendung Ihrer Daten zu werblichen Zwecken jederzeit widersprechen können, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.

(4) Wir weisen Sie darauf hin, dass dies sowohl für kostenpflichtige als auch für kostenfreie Produkte und/oder Leistungen gilt.

(5) Soweit nicht ausdrücklich auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO Bezug genommen wird, besteht keine rechtliche Verpflichtung die Daten zu verarbeiten.

(6) Gesonderte Einwilligung in werbliche Ansprache per E-Mail und Telefon bei Webinarteilnahme.

Wenn Sie die Checkbox mit dem Text „Ja, ich möchte am Webinar teilnehmen und mehr Informationen zu den Angeboten der icos business communications gmbh, per E-Mail und/oder Telefon erhalten. Als Dank ist die Teilnahme am Webinar kostenfrei. Ich kann diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Datenschutzerklärung habe ich zur Kenntnis genommen.“ aktivieren, werden wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Telefonnummer nutzen, um Sie werblich anzusprechen.

Was geschieht bei einer Unternehmensveräußerung im Wege des Asset-Deals?

(1) Es besteht die Möglichkeit, dass sich unser Unternehmen oder Teile davon auch auf andere Weise gesellschaftsrechtlich verändern. Hierbei bestünde die Möglichkeit eines sog. Asset-Deals. Unter einem Asset Deal versteht man den Unternehmenserwerb durch Übertragung seiner jeweiligen Vermögensgüter, wenn wir also „gekauft“ werden.

(2) Sofern wir – im Zeitpunkt der Übertragung Ihrer Daten – Ihnen gegenüber noch vertraglichen Pflichten haben, die im Zusammenhang mit Ihrer Nutzung unserer Produkte und Dienstleistungen stehen, ist die mit dem Asset-Deal verbundene Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO gerechtfertigt. Nach dieser Vorschrift ist die darin liegende Verarbeitung zulässig, wenn sie zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt. Hier besteht ein solches Verarbeitungsinteresse. Die Frage, ob ein solches Interesse vorliegt, ist am Verarbeitungszweck zu messen und muss einerseits rechtliche, wirtschaftliche und ideelle Interessen berücksichtigen und andererseits mit Blick auf die (Unions-)Grundrechte weit ausgelegt werden. Hier ist unser Interesse, dass unsere Mandanten auch nach dem Asset-Deal weiterbedient werden. Dies entspricht freilich auch Ihrem Interesse. Selbstverständlich können Sie dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen, dies durch formlose Nachricht an einen der o.g. Kontaktkanäle („Wer sind wir?“).

(3) Sofern wir – im Zeitpunkt der Übertragung Ihrer Daten – bereits alle vertraglichen Pflichten Ihnen gegenüber, die im Zusammenhang mit Ihrer Nutzung unserer Produkte und Dienstleistung stehen, erfüllt haben, wird die Übertragung Ihrer Daten nur erfolgen, soweit es nachvertragliche Pflichten gibt oder es wahrscheinlich ist, dass Sie ggf. noch Nachfragen haben. Denn dann ist die mit dem Asset-Deal verbundene Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO gerechtfertigt. Das Interesse folgt hier daraus, dass in der möglicherweise anfallenden Erfüllung nachvertraglicher Pflichten und Nachfragen Ihrerseits, ein Übertragungsinteresse besteht.

(4) Wir behalten uns das Recht vor, ergänzend eine Einwilligung von Ihnen abzufragen, wenn andere Fälle der Datenübermittlung zwecks Durchführung einer gesellschaftsrechtlichen Reorganisation in Betracht kommen. Insoweit verarbeiten wir die aus Ihren, uns bekannten Kontaktdaten herrühren, um Sie um Ihre Einwilligung in die werbliche Ansprache zu bitten. Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO. Nach dieser Vorschrift dürfen wir Ihre Daten verarbeiten, wenn dies zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir unterliegen. Die rechtliche Verpflichtung, der wir unterliegen, folgt aus Artikel 7 Absatz 1 DSGVO bzw. Artikel 5 Absatz 1 DSGVO. Denn nach diesen Vorschriften sind wir rechtlich verpflichtet, die Einholung einer Einwilligung zu dokumentieren. Das geht nur, wenn wir Ihre Daten dafür zu Nachweiszwecken erheben. Wir speichern die Daten, solange dies zu Nachweiszwecken erforderlich ist. Sofern Sie die Einwilligung bestätigen, endet die Aufbewahrungsfrist erst nach Widerruf Ihrer Einwilligung zzgl. der Zeit bis zur Verjährung etwaiger zivilrechtlicher Ansprüche, also i.d.R. am 31. Dezember des 3. Kalenderjahres, das auf das Jahr, in dem Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben, folgt.

(5) Wir weisen Sie darauf hin, dass dies sowohl für den Fall gilt, dass Sie ein kostenpflichtiges als auch ein kostenfreies Produkt bei uns buchen.

(6) Soweit nicht ausdrücklich auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO Bezug genommen wird, besteht keine rechtliche Verpflichtung die Daten zu verarbeiten.

Wie setzen wir Zoho Campaigns ein?

(1) Wir setzen Zoho Campaigns ein. Unser unmittelbarer Vertragspartner ist die Zoho Corporation B.V., Hoogoorddreef 15, 1101 BA Amsterdam, Niederlande (Zoho). Es ist jedoch davon auszugehen, dass dieser Anbieter Ihre Daten mithilfe der Muttergesellschaft Zoho Corporation, 4141 Hacienda Drive, Pleasanton, California 94588, USA verarbeitet. Nähere Informationen zum Thema Datenschutz bei Zoho Campaigns finden Sie unter https://www.zoho.com/de/privacy.html und https://www.zoho.com/campaigns/gdpr/. Über die Einsatzmöglichkeiten und die Art der Verarbeitung Ihrer Daten erfahren Sie ergänzend etwas unter https://www.zoho.com/de/campaigns/.

(2) Wir haben Zoho gemäß Artikel 28 DSGVO beauftragt. Der Beauftragung dieses Dienstleisters steht auch nicht entgegen, dass er Ihre Daten ggf. am Sitz der Zoho Corporation verarbeitet. Denn die dort stattfindende Verarbeitung ist ergänzend durch Artikel 45 Absätze 1 und 9 DSGVO i.V.m. dem Durchführungsbeschluss (EU) 2016/1250 der Kommission vom 12. Juli 2016 (C (2016) 4176) gerechtfertigt, da die Zoho Corporation im Privacy-Shield-Framework gelistet ist, sodass die Übertragung der Daten in die USA zulässig ist.

(3) Ihre Daten werden zu Versandzwecken an „Zoho MarketingHub“ bzw. „Zoho Campaigns“ übermittelt.

(4) Die Einzelheiten zur Rechtsgrundlage und Speicherungshöchstdauer dieser Verarbeitung finden Sie unter „Inwieweit nutzen wir Ihre Daten nun zur werblichen Ansprache?“.

(5) Soweit nicht ausdrücklich auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO Bezug genommen wird, besteht keine rechtliche Verpflichtung die Daten zu verarbeiten.

Wie setzen wir Acuity Scheduling ein?

(1) Wir setzen das Terminbuchungsportal Acuity Scheduling ein. Anbieter ist die Acuity Scheduling, Inc., 79 Madison Ave., 2nd Floor, New York, NY 10016, support@acuityscheduling.com.

(2) Über unsere Website können Sie einen Termin vereinbaren, wobei die Terminbuchungs- sowie die von Ihnen preisgegebenen Daten über und bei diesem Anbieter gespeichert und uns anschließend zur Verfügung gestellt werden. Nähere Informationen zur Funktionsweise finden Sie hier https://secure.acuityscheduling.com/ . Nähere Informationen zum Datenschutz bei diesem Anbieter finden Sie hier: https://www.acuityscheduling.com/privacy.php. Wir verarbeiten in dieser Konstellation Ihre Daten ferner, um gesetzliche Pflichten, denen wir unterliegen, zu erfüllen. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO, § 147 AO, § 257 HGB. Nach diesen Vorschriften sind einige der o.g. Daten auch über den Zeitpunkt der Zweckerreichung hinaus aufzubewahren. So sind wir ggf. verpflichtet,

1. Daten zu Ihrer Person, die sich aus Büchern und Aufzeichnungen, Inventaren, Jahresabschlüssen, Einzelabschlüssen nach § 325 Abs. 2a HGB, Konzernabschlüssen, Lageberichten und Konzernlageberichten, Eröffnungsbilanzen, Buchungsbelegen, Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union, Handelsbüchern sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen ergeben, für zehn Jahre aufzubewahren, wobei die Aufbewahrungsfrist i.d.R. mit dem Schluss des Kalenderjahrs beginnt, in dem das maßgebliche Dokument entstanden ist (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO bzw. i.V.m. § 257 HGB),

2. Daten zu Ihrer Person, die sich aus empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen, aus der Wiedergabe der empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe sowie aus sonstigen Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, für sechs Jahre aufzubewahren, wobei die Aufbewahrungsfrist i.d.R. mit dem Schluss des Kalenderjahrs beginnt, in dem das maßgebliche Dokument entstanden ist ((Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO bzw. i.V.m. § 257 HGB).

(3) Wir haben diesen Anbieter beauftragt, Daten für uns zu verarbeiten. Der Beauftragung steht auch nicht entgegen, dass der Anbieter außerhalb der Europäischen Union sitzt und die Daten verarbeitet. Denn unsere Vertragsurkunde entspricht den EU Standardvertragsklauseln, sodass die Beauftragung nach Artikel 46 DSGVO möglich ist. Die Vertragsurkunde finden Sie hier: https://acuityscheduling.com/img/AcuitySchedulingModelClauses.pdf.

Wem übermitteln wir die Daten? Und: Verlassen die Daten die Europäische Union?

(1) Wir übermitteln Ihre Daten auch an externe Dienstleister, die uns bei den folgenden Tätigkeiten unterstützen: Speicherung und Verwaltung von Daten, IT-Support, Durchführung von Veranstaltungen. Hierbei stellen wir sicher, dass diese Dienstleister sorgfältig ausgewählt, datenschutzkonform vertraglich gebunden und regelmäßig überprüft werden. Unter diesen Dienstleistern sind auch Unternehmen, die Ihre Daten außerhalb der Europäischen Union verarbeiten bzw. dort ihren Sitz haben. Bei diesen Unternehmen wählen wir nur Unternehmen aus, die die Daten an Orten verarbeiten, für die es einen Angemessenheitsbeschluss der Kommission (Artikel 45 DSGVO) gibt. Ist diese Voraussetzung nicht erfüllt, beauftragen wir diese Dienstleister nur, sofern sie hinreichende Sicherheitsgarantien (Artikel 46 DSGVO) abgeben, etwa durch Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln.

(2) Ferner haben wir für die Zwecke der steuerlichen Erfassung und sonstige steuerrechtliche Leistungen ein externe Steuerberatungskanzlei beauftragt. Soweit Daten bei ihr verarbeitet werden, stellt dies keine Auftragsverarbeitung (vgl. DSK-Kurzpapier 13), sondern eine Funktionsübertragung dar, die ihrerseits durch Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO gerechtfertigt ist. Mit Blick auf Ihre Widerspruchsrechte verweisen wir auf den Abschnitt „Welche Rechte haben Sie?“.

Welche Rechte haben Sie?

Sie haben einige Rechte. Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Widerspruch gegen die Verarbeitung sowie auf Datenübertragbarkeit. Ferner haben Sie die Möglichkeit, sich über uns bei der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren. Höflich weisen wir darauf hin, dass diese Rechte ggf. an Voraussetzungen geknüpft sind, auf deren Vorliegen wir bestehen werden.